Ruang Lingkup Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi adalah proses pertukaran informasi yang berupa pesan, ide, gagasan dari komunikator kepada komunikan (anggota organisasi) yang terjadi di dalam dan di antara lingkungan yang besar dan luas dengan menggunakan media (memo internal, e-mail, dan konferensi jarak jauh) agar menghasilkan umpan balik dari anggota organisasi tersebut dengan melewati batasan-batasan gangguan komunikasi (noise) dengan tujuan untuk mencapai proses komunikasi yang efektif dan efisien.

            Komunikasi organisasi (organizational communication) mencakup komunikasi yang terjadi di dalam dan diantara lingkungan yang besar dan luas. Biasanya komunikasi organisasi umumnya mencakup pembahasan mengenai struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi.

·         Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan, yang bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokan dan dikoordinasi secara formal. Contohnya, struktur kedudukan dalam organisasi yang dibagi atas adanya ketua, wakil ketua, sekertaris, bendahara dan anggota organisasi.

·         Fungsi Organisasi

Fungsi organisasi adalah untuk mencapai maksud dan tujuan organisasi. Ada 4 fungsi organisasi yang sangat perlu diperhatikan berkaitan dengan manajemen organisasi, yakni perencanaan (planning), pengaturan (organizing), pelaporan (accounting) dan pengawasan (controling).

·         Hubungan Atar Manusia

Hubungan antar manusia adalah hubungan antar 2 atau lebih individu manusia dan perilaku individu yang satu mempengaruhi, mengubah dan memperbaiki perilaku individu dan sebaliknya. H.Bonner (1975)

·         Proses Komunikasi Organisasi

1. Downward communication (Atasan ke Bawahan) artinya proses komunikasi ini berlangsung dari seseorang yang memiliki jabatan tinggi ke anggotanya dan ini biasanya merupakan suatu perintah yang diberikan atasan untuk bawahan.
2. Horizontal communication (Satu Level) artinya proses komunikasi belangsung pada seseorang yang memiliki jabatan yang sama contohnya antar anggota.
3. Upward communication (Bawahan Ke Atasan) artinya proses komunikasi berlangsung pada anggota kepada atasan, hal ini biasanya merupakan saran atau suatu laporan kegiatan.

·         Budaya Organisasi

Budaya organisasi merupakan sebuah sistem makna bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi-organisasi lainnya. Sistem makna bersama ini adalah sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh organisasi.

Jenis komunikasi organisasi ini sangat bervariasi karenanya komunikasi organisasi meliputi :

Komunikasi Interpersonal (antara atasan dan bawahan)

Komunikasi interpersonal (interpersonal communication) merujuk pada komunikasi yang terjadi secara langsung antara dua orang. Konteks interpersonal banyak membahas tentang bagaimana suatu hubungan dimulai, bagaimana mempertahankan suatu hubungan, dan keretakan suatu hubungan (Berger, 1979; Dainton & Stafford,2000).

Salah satu alasan mengapa peneliti dan teoritikus mempelajari relasi adalah karena relasi merupakan hal yang sangat kompleks dan beragam. Anda mungkin saat ini sedang berada dalam banyak relasi dengan orang lain, termasuk pasien-dokter, dosen-mahasiswa, orang tua-anak, supervisor-karyawan, dan sebagainya. Berinteraksi dalam tiap hubungan ini memberikan kesempatan kepada komunikator untuk memaksimalkan fungsi berbagai macam saluran (penglihatan, pendengaran, sentuhan dan penciuman) untuk digunakan dalam sebuah interaksi. Dalam konteks ini, saluran-saluran ini berfungsi secara simultan bagi kedua partisipan interaksi. Sebagai contoh, seorang sekretaris akan meminta pengarahan kepada atasannya apabila dia tidak mengerti kerjaan yang diberikan oleh atasannya. Maka atasan harus memberikan pengarahan tersebut supaya sekretarisnya mengerti apa yang atasan perintahkan.

Kesempatan Berbicara Di Depan Publik (Komunikasi Publik/Retorika)

Konteks komunikasi publik (public communication) yaitu, penyebaran informasi dari satu orang kepada banyak orang. Hal ini bukan merupakan konteks yang baru. Berbicara di depan umum telah ada sejak zaman dulu dan terus ada hingga saat ini.

Komunikasi publik (public communication) adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi demikian sering juga disebut pidato, ceramah, atau kuliah umum. Komunikasi publik biasanya berlangsung lebih formal dan lebih dari sulit dari pada komunikasi antar pribadi atau komunikasi kelompok, karena komunikasi publik menuntut persiapan pesan yang cermat, keberanian dan kemampuan menghadapi sejumlah besar orang.

Dalam berbicara di depan publik , para pembicara biasanya memilki tiga tujuan utama, yaitu : memberi informasi, menghibur, dan membujuk. Pembicara publik yang efektif sebenarnya sedang mengikuti strategi retorik. Retorika didefinisikan sebagai kemampuan yang dimiliki oleh pembicara untuk memengaruhi khalayaknya. Definisi ini telah dikembangkan bertahun-tahun yang lalu oleh Aristoteles. Retorika digambarkan sebagai suatu seni yang dapat menyatukan baik pembicara maupun khalayak (Hart,1997).

Komunikasi Kelompok Kecil (Small Group)

                                    Kelompok kecil terdiri atas beberapa orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Penelitian mengenai kelompok kecil berfokus pada kelompok kerja. Ada perdebatan mengenai jumlah orang yang membentuk kelompok kecil. Beberapa peneliti berpendapat bahwa jumlah maksimal jumlah maksimal dalam kelompok kecil adalah lima sampai tujuh orang, sementara yang lain tidak memberikan batasan jumlah. Tetapi hampir semuanya setuju bahwa paling tidak harus ada tiga orang dalam sebuah kelompok kecil (Schultz, 1996).

Orang dipengaruhi oleh keberadaan orang lain. Contohnya, beberapa kelompok kecil sangat kohesif, yaitu memiliki tingkat kebersamaan yang tinggi dan ikatan yang kuat. Sifat kohesif ini akan memengaruhi apakah kelompok ini dapat berfungsi dengan efektif dan efisien. Selain itu, konteks kelompok kecil memberikan kesempatan pada individual untuk mendapatkan berbagai perspektif terhadap satu persoalan. Maksudnya, dalam konteks intrapersonal hanya terdapat sudut pandang individual, sedangkan dalam konteks interpersonal terdapat banyak sudut pandang. Manfaat yang didapat oleh kelompok kecil dari pertukaran sudut pandang ini di sebut sebagai sinergi ( proses dimana berbagai sudut pandang dapat diberikan dalam menghadapi suatu permasalahan atau kejadian) dan hal ini menjelaskan mengapa kelompok kecil dapat menjadi lebih efektif dibandingakan dari seorang individual dalam mencapai tujuan.

Pembentukan jaringan dan perilaku peran adalah dua komponen penting dari perilaku kelompok kecil. Jaringan adalah pola komunikasi di mana informasi disalurkan. Konteks kelompok kecil terdiri atas individu-individu yang memiliki peran (posisi masing-masing anggota kelompok dan relasi mereka dengan kelompok) berbeda. Peran adalah posisi masing-masingbanggota kelompok dan relasi mereka dengan kelompok. Peran ini sangat beragam, mulai dari pemimpin tugas, pengamat pasif, pendengar aktif, perekam, dan sebagainya.

            Bekerja dalam kelompok kecil telah menjadi fakta dalam kehidupan masyarakat. Sering kali, tampaknya kita tidak dapat pergi kemana pun tanpa adanya kecendrungan akan terbentuknya kelompok kecil. Mulai dari kelompok belajar hingga kelompok kerja dan kelompok dukungan, pengalaman dalam kelompok kecil adalah pengalaman yang ada diana-mana. Sangat sedikit mahasiswa yang mencapai gelar sarjana tanpa pernah bekerja dalam kelompok kecil. Mulai dari kelompok belajar hingga kelompok presentasi, anda mungkin merasa bahwa anda sangat terlibat dalam kegiatan kelompok kecil. Supervisor dalam perusahaan menggunakan pendekatan tim untuk menyelesaikan masalah.

Komunikasi Menggunakan Media (Komunikasi Massa)

Komunikasi Massa adalah proses pertukaran informasi yang berupa pesan, ide, gagasan dari komunikator kepada komunikan (khalayak) dengan menggunakan media-media publik (elektronik, cetak, cyber) agar menghasilkan umpan balik dari khalayak tersebut dengan melewati batasan-batasan gangguan komunikasi yang tujuannya adalah agar terciptanya proses komunikasi yang efektif dan efisien.

Seperti konteks-konteks sebelumnya, konteks komunikasi massa juga unik. Pertama, konteks ini memberikan kemampuan baik pada pengirim maupun pada penerima untuk melakuka kontrol. Sumber-sumber seperti editor surat kabar atau penyiar televisi membuat keputusan mengenai informasi apa yang akan dikirim, sedangkan penerima memiliki kendali terhadap apa yang mereka baca, dengarkan, tonton, atau bahas. Misalkan saja, anda adalah seorang pengiklan yang telah membeli produk yang mahal untuk menayangkan iklan televisi anda yang menggunakan Tiger Woods sebagai bintangnya. Anda sudah membayar Woods dengan mahal, tetapi untuk melihat apakah iklan tersebut dapat menaikan penjualan, anda harus menunggu. Anda memiliki kendali untuk memilih siapa bintang iklannya, tetapi khalayak juga memiliki terhadap apa yang mereka tonton dan mereka beli.

Selain itu, konteks komunikasi massa berbeda-berbeda dengan konteks lain karena komunikasi yang terjadi biasanya lebih terkendali dan terbatas. Maksudnya, komunikasi dipengaruhi oleh biaya, politik dan oleh kepentingan-kepentingan lain. Pembuat keputusan biasanya akan menggunakan batas untung-rugi untuk menentukan apakah pesan-pesan tertentu akan tetap disampaikan atau tidak. Contohnya, keputusan untuk menghentikan sebuah acara televisi atau untuk memuat sebuah cerita di surat kabar biasanya didasarkan pada satu hal yaitu uang.